Smartphone – ihr mobiles Büro

Haben Sie sich nicht schon immer gewünscht, auf alles, was sie jemals notiert, geschrieben oder erhalten haben, egal, wo Sie sind, jederzeit und unkompliziert Zugriff zu haben ?
Auf einem Windows 10 Rechner ist dafür bereits im Standard  schon alles vorhanden. Als Voraussetzung ist nur ein kostenloser Microsoft Account (besteht aus einer eMailadresse und einem Passwort) und ein Smartphone (mit IOS- oder Androide-Betriebssystem), das sowieso jeder hat, notwendig.

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iPhone- iPad eMails archivieren

Gewerbeunternehmen müssen seit 01.07.2019 verbindlich geschäftsrelevante eMails archivieren, Privatpersonen können !

Nachfolgend knüpfe ich an den letzten Bericht „DMS-Alternative“ an, mit dem ich beschrieben habe, wie man mit „Office365“ bzw. seinem Dateisystem „OneDrive“ archiviert.

Mit dem Notebook oder PC geht das relativ einfach, indem in der Druckerauswahl ein PDF-Programm gesucht wird und die PDF dann archiviert wird.

Mit dem iPhone/iPad ist das aber nicht so möglich, da beim Anklicken der Druckauswahl ausschließlich „AirPrint-Drucker“ gesucht werden, aber kein PDF Programm zur Verfügung gestellt wird.

Dennoch geht es sehr einfach, wenn man die Vorgehensweise kennt, die ich nachfolgend beschreiben.

Klicken Sie rechts oben auf den 2. Button von rechts, auf das Pfeilsymbol, das nach links zeigt.

Es öffnet sich ein Kontextmenü (siehe Bild unten) mit 3 Auswahlen. Die untere Auswahl „Drucken“ anklicken.

Es öffnet sich das „Optionsfenster“ mit der eMail als Vorschau.

Nun die eMail in der Vorschau mit Daumen und Zeigefinger großziehen. Damit wird eine PDF-Datei erzeugt.

Genau das ist die versteckte Funktion im iPhone/iPad.

Rechts oben auf den Button mit dem Quadrat und Pfeil klicken. Es öffnet sich ein Zusatzfenster mit den zur Verfügung stehenden Apps.
Nach links streichen und auf den „OneDrive-Button“ tippen.

Es öffnet sich die „Dateiauswahl“ von OneDrive und zeigt die Verzeichnisse, die von dem jeweiligen Nutzer angelegt wurden.
Klicken Sie das Verzeichnis an, in das die Datei hochgeladen werden soll und dann auf „Hier hochladen

Es wird ein automatischer Dateiname vergeben. Soll er verändert werden, im iPhone/iPad die App wechseln und auf den Button für „OneDrive“ tippen.
Verzeichnis auswählen, in das die Datei hochgeladen wurde. Neben dem Dateinamen auf die 3 Punkte klicken und „Diese Datei umbenennen“ auswählen (Bild unten)

Versuchen Sie, „sprechende Dateinamen“ wie rechts angezeigt zu vergeben.

Bei vielen Dateien ist damit die richtige Datei viel einfacher zu finden.

Die Vorgehensweise, um automatisch vergebene Dateinamen umzubenennen, ist auch bereits im letzten Blockbeitrag „DMS-Alternative“ beschrieben.

Jetzt können Sie ein- oder ausgehende eMail`s auf dem iPhone/iPad genauso archivieren, wie auf ihrem Notebook oder PC.

DMS – Alternative

Digitalisierung !

Jeden Tag wird im Fernsehen darüber berichtet, dass Deutschland abgehängt ist. Letzte Woche sind wir von der weltweiten wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit von Platz 3 auf Platz 7 gefallen !
Im Internetausbau steht Deutschland auf Platz 72 ! Das ehemalige Land der „Dichter und Denker“ scheint immer mehr abgehängt zu werden.

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Microsoft OneNote aus Office365

OneNote ist eine der Anwendungen von Office365, mit dem ich seit 2006 arbeite. Mit einem Praxisbeispiel zeige ich nachfolgend die Vorteile einer cloudbasierten Anwendung.

Ich habe in 6 Fahrzeuge ein Telematiksystem eines neuen Auftraggebers eingebaut und dabei OneNote als Dokumentation genutzt. „Microsoft OneNote aus Office365“ weiterlesen

Notizen per Hand auf Tablet schreiben

Es geht auch mit dem Smartphone aber noch viel besser mit dem Tab2016-06-14let !

Mit „OneNote“ als Bestandteil von Office 365 hat man sein „Notizblatt“ immer dabei, denn Sie können eine Notiz auch mit dem Smartphone beginnen und zu Hause mit dem Tablet oder Notebook beenden.

Mehr mit einem Klick auf …… „Notizen per Hand auf Tablet schreiben“ weiterlesen

Surface 3 LTE für € 399,20 netto

„Ein unschlagbares Team: Surface, Office und Data Comfort L“ behauptet die Telekom !“

Surface3LTE

Ohne den Telekom-Tarif würden Sie für die angebotene Konfiguration des Surface 3 LTE mit Office 365, 1 TB (1.000 MB) Cloud-Speicherplatz, Dockingstation und Tastatur ca. € 1.000,00 zahlen ! „Surface 3 LTE für € 399,20 netto“ weiterlesen

Notizen „ohne Ende“ mit OneNote in Office 365

App`s für Notizen sind eine tolle Erfindung, hat man die richtige

OneNote2

Anwendung und auch Endgerät(e) dafür. Ständig fallen Gedanken ein, die man am besten gleich so notiert, dass sie jederzeit wieder zur Verfügung stehen um sie zu ergänzen oder jemand anderem zu zeigen.

Vor einiger Zeit hatte ich Ihnen dafür „Evernote“ vorgestellt, das es für alle internetfähigen Geräte gibt. Heute zeige ich Ihnen „OneNote“ aus Office365, das auch auf all diesen Endgeräten läuft. „Notizen „ohne Ende“ mit OneNote in Office 365“ weiterlesen