Haben Sie sich nicht schon immer gewünscht, auf alles, was sie jemals notiert, geschrieben oder erhalten haben, egal, wo Sie sind, jederzeit und unkompliziert Zugriff zu haben ? 
Auf einem Windows 10 Rechner ist dafür bereits im Standard schon alles vorhanden. Als Voraussetzung ist nur ein kostenloser Microsoft Account (besteht aus einer eMailadresse und einem Passwort) und ein Smartphone (mit IOS- oder Androide-Betriebssystem), das sowieso jeder hat, notwendig.
Schlagwort: Office365
iPhone- iPad eMails archivieren
Gewerbeunternehmen müssen seit 01.07.2019 verbindlich geschäftsrelevante eMails archivieren, Privatpersonen können !
Nachfolgend knüpfe ich an den letzten Bericht „DMS-Alternative“ an, mit dem ich beschrieben habe, wie man mit „Office365“ bzw. seinem Dateisystem „OneDrive“ archiviert.
Mit dem Notebook oder PC geht das relativ einfach, indem in der Druckerauswahl ein PDF-Programm gesucht wird und die PDF dann archiviert wird.
Mit dem iPhone/iPad ist das aber nicht so möglich, da beim Anklicken der Druckauswahl ausschließlich „AirPrint-Drucker“ gesucht werden, aber kein PDF Programm zur Verfügung gestellt wird.
Dennoch geht es sehr einfach, wenn man die Vorgehensweise kennt, die ich nachfolgend beschreiben.
Klicken Sie rechts oben auf den 2. Button von rechts, auf das Pfeilsymbol, das nach links zeigt.
Es öffnet sich ein Kontextmenü (siehe Bild unten) mit 3 Auswahlen. Die untere Auswahl „Drucken“ anklicken.
Es öffnet sich das „Optionsfenster“ mit der eMail als Vorschau.
Nun die eMail in der Vorschau mit Daumen und Zeigefinger großziehen. Damit wird eine PDF-Datei erzeugt.
Genau das ist die versteckte Funktion im iPhone/iPad.
Rechts oben auf den Button mit dem Quadrat und Pfeil klicken. Es öffnet sich ein Zusatzfenster mit den zur Verfügung stehenden Apps.
Nach links streichen und auf den „OneDrive-Button“ tippen.
Es öffnet sich die „Dateiauswahl“ von OneDrive und zeigt die Verzeichnisse, die von dem jeweiligen Nutzer angelegt wurden.
Klicken Sie das Verzeichnis an, in das die Datei hochgeladen werden soll und dann auf „Hier hochladen„
Es wird ein automatischer Dateiname vergeben. Soll er verändert werden, im iPhone/iPad die App wechseln und auf den Button für „OneDrive“ tippen.
Verzeichnis auswählen, in das die Datei hochgeladen wurde. Neben dem Dateinamen auf die 3 Punkte klicken und „Diese Datei umbenennen“ auswählen (Bild unten)
Versuchen Sie, „sprechende Dateinamen“ wie rechts angezeigt zu vergeben.
Bei vielen Dateien ist damit die richtige Datei viel einfacher zu finden.
Die Vorgehensweise, um automatisch vergebene Dateinamen umzubenennen, ist auch bereits im letzten Blockbeitrag „DMS-Alternative“ beschrieben.
Jetzt können Sie ein- oder ausgehende eMail`s auf dem iPhone/iPad genauso archivieren, wie auf ihrem Notebook oder PC.
DMS – Alternative
Digitalisierung !
Jeden Tag wird im Fernsehen darüber berichtet, dass Deutschland abgehängt ist. Letzte Woche sind wir von der weltweiten wirtschaftlich
en Leistungsfähigkeit von Platz 3 auf Platz 7 gefallen !
Im Internetausbau steht Deutschland auf Platz 72 ! Das ehemalige Land der „Dichter und Denker“ scheint immer mehr abgehängt zu werden.
Microsoft OneNote aus Office365
OneNote ist eine der Anwendungen von Office365, mit dem ich seit 2006 arbeite. Mit einem Praxisbeispiel zeige ich nachfol
gend die Vorteile einer cloudbasierten Anwendung.
Ich habe in 6 Fahrzeuge ein Telematiksystem eines neuen Auftraggebers eingebaut und dabei OneNote als Dokumentation genutzt.
Der Einsatzort war 2 Stunden entfernt und lag nördlich von Crailsheim.
Das notwendige Werkzeug habe ich in die Motorradtaschen meiner BMW K1300S verstaut.
Abfahrt morgens um 08:00 Uhr im Regen. Mein Motorrad-Navi, das TomTom Rider 410, hat mich über Stuttgart geführt, da auf der Autobahn ein Stau war. Zum Glück hat der Regen aber während der Fahrt aufgehört und die Fahrzeuge standen in einer großen Halle.
Da mein Motorrad auch über ein Telematiksystem verfügt, wurde die Tour sekundengenau aufgezeichnet, damit auch die folgenden Abrechnung KM-genau erfolgen kann.
Bei diesem ersten Termin sollte die Telematik in 6 der 10 Fahrzeuge eingebaut werden. In 3 Mercedes Vito und 3 Radlader,
die im Tunnelbau eingesetzt werden.
Da Office365 nach der Installation auf allen meinen Geräten wie iPhone, iPad, Surface zur Verfügung steht und alle Dateien automatisch mit der 1 TB OneDrive Cloud synchronisiert werden, habe ich alle Bilder mit OneNote auf meinem iPhone gespeichert und auch damit die Dokumentation geschrieben.
OneNote kann auf den Geräten lokal oder über den Browser online gestartet werden. Ich habe mich für den lokalen Start entschieden, da dabei weniger Akkuleistung verbraucht wird (3. Bild unten ist Office365 auf dem iPhone).
So wurde die komplette Dokumentation der Telematikeinbauten in die 6 Fahrzeuge d
okumentiert und bebildert.
Mein Auftraggeber in Berlin hat eine Freigabe der Dokumentation in OneNote erhalten und ich musste nur noch meine Rechnung für die 8 Stunden Arbeit zuzüglich Hin- und Rückreise mit dem Motorrad schreiben. Ich nutze Lexware inkl. Auftragsabwicklung, Buchhaltung und Gehaltsabwicklung. Geschriebene Rechnungen werden automatisch kontiert (gebucht) und nach Fertigstellung der Rechnung habe ich sie direkt aus Lexware heraus per eMail an meinen Auftraggeber versendet.
Ab nächstem Jahr werde ich die Cloud-Version von Lexware nutzen und Rechnungen bereits vor Ort mit dem iPhone schreiben, buchen und versenden.
Das Smartphone, (iPhone) oder Android-Geräte (z.B. Samsung), ist das zentrale Medium für alle privaten- und geschäftlichen Belange. Mehr braucht man nicht (siehe auch mein EMM Blog-Eintrag).
Über SmartHome steure ich im Übrigen von unterwegs meine Rollläden, Fenster und Heizung. Schließe Fenster bei Regen und erhöhe z.B. die Heizung auf 23 Grad.
Zu Hause angekommen starte ich OneNote von Office365 online
über den Browser und lese meinen Notizen nochmals durch, um eventuelle Schreibfehler zu korrigieren.
Von der Entstehung einer Notiz inklusive Bilder irgendwo unterwegs bis zur Verteilung an die gewünschten Personen mit einer einzigen Anwendung, ohne hin und her zu kopieren, ist eine einfache und sehr rationelle Sache, die die Vorteile einer Cloudanwendung besonders beschreibt.
Mit der Dokumentation und Bebilderung vor Ort über das iPhone habe ich alle früheren notwendigen weiteren Schritte bereits erledigt.
An anderer Stelle bin ich auf Office365 in diesem Blog auch schon eingegangen. Es begeistert mich halt immer wieder.
Zu Hause gebliebene miterleben lassen
Sie sind mit dem Wohnmobil, Auto, Motorrad oder Flugzeug unterwegs oder im Urlaub, und 
wollen Ihre Familie oder Freunde miterleben lassen, was Sie sehen. „Zu Hause gebliebene miterleben lassen“ weiterlesen
Notizen per Hand auf Tablet schreiben
Es geht auch mit dem Smartphone aber noch viel besser mit dem Tab
let !
Mit „OneNote“ als Bestandteil von Office 365 hat man sein „Notizblatt“ immer dabei, denn Sie können eine Notiz auch mit dem Smartphone beginnen und zu Hause mit dem Tablet oder Notebook beenden.
Mehr mit einem Klick auf …… „Notizen per Hand auf Tablet schreiben“ weiterlesen
Surface 3 LTE für € 399,20 netto
„Ein unschlagbares Team: Surface, Office und Data Comfort L“ behauptet die Telekom !“
Ohne den Telekom-Tarif würden Sie für die angebotene Konfiguration des Surface 3 LTE mit Office 365, 1 TB (1.000 MB) Cloud-Speicherplatz, Dockingstation und Tastatur ca. € 1.000,00 zahlen ! „Surface 3 LTE für € 399,20 netto“ weiterlesen
Notizen „ohne Ende“ mit OneNote in Office 365
App`s für Notizen sind eine tolle Erfindung, hat man die richtige
Anwendung und auch Endgerät(e) dafür. Ständig fallen Gedanken ein, die man am besten gleich so notiert, dass sie jederzeit wieder zur Verfügung stehen um sie zu ergänzen oder jemand anderem zu zeigen.
Vor einiger Zeit hatte ich Ihnen dafür „Evernote“ vorgestellt, das es für alle internetfähigen Geräte gibt. Heute zeige ich Ihnen „OneNote“ aus Office365, das auch auf all diesen Endgeräten läuft. „Notizen „ohne Ende“ mit OneNote in Office 365“ weiterlesen