DMS – Alternative

Digitalisierung !
Jeden Tag wird im Fernsehen darüber berichtet, dass Deutschland abgehängt ist. Letzte Woche sind wir von der weltweiten wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit von Platz 3 auf Platz 7 gefallen !
Im Internetausbau steht Deutschland auf Platz 72 ! Das ehemalige Land der „Dichter und Denker“ scheint immer mehr abgehängt zu werden.

https://www.google.com/search?q=Digitale+wirtschaftliche+Leistungsf%C3%A4higkeit+Deutschland&client=firefox-b-d&sxsrf=ACYBGNT8FAny0mTkwBjunXBgIIB375m3RQ:1571391413875&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ved=0ahUKEwils5uYwaXlAhWNb1AKHYewAwsQ_AUIFCgE&biw=1280&bih=666#imgrc=vT2GR-WKE6HMUM:

Woran liegt das ?
Die Menschen hätten Angst, durch den technischen Fortschritt abgehängt zu werden ? Die KI (Künstliche Intelligenz) ersetzt mehr und mehr den Menschen, derzeit noch bei einfachen Arbeitsschritten ? Die KI wird irgendwann intelligenter und vor allem schneller als der Mensch sein ?

https://www.google.de/search?q=k%C3%BCnstliche+intelligenz&sxsrf=ACYBGNRo8jGd0-Y8zfKwvgbeRyPqMdDHxQ:1571392278768&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ved=0ahUKEwjmp9C0xKXlAhUSPFAKHeWABmgQ_AUIEigC&biw=1280&bih=666

Diese und mehr Argumente werden mehr und mehr im TV diskutiert. Neu sind diese Ängste aber nicht.
Ich kenne sie, seit in den 70er Jahren die elektrische Schreibmaschine oder das elektrische Faxsystem und in den 80ger Jahren der PC eingeführt wurde.

Immer war Ablehnung vorhanden, die aber nur nicht zugegebene Ängste waren.

Ja, die Welt hat sich wesentlich verändert und viele Berufe gibt es nicht mehr. Dagegen sind aber neue entstanden und die Arbeit wurde einfacher und leistungsfähiger.

Ich glaube, so wird es auch mit der Digitalisierung und der KI sein !

Heute zeige ich eine alternative Vorgehensweise zum DMS (Dokumenten-Management-System) mit dem Office365 !
Im Wesentlichen geht es bei einem DMS um die Digitalisierung von Papierdokumenten. Als Ergebnis wird eine „durchsuchbare Datei“ erstellt, die einen Dateinamen haben kann, aber nicht muss.

Durchsuchbare Datei“ heisst, ein Dokument durch einen Namen oder Wert zu finden, der auf dem Dokument steht.
Beispiel: Sie suchen eine Rechnung über eine bestimmte Reparatur ihres Fahrzeuges, wissen aber nicht mehr, wo die Reparatur durchgeführt wurde und wann das war. Sie wissen nur noch, dass der Anlasser ausgetauscht wurde.

Durch die Eingabe von „Anlasser“ in der Suchzeile von „OneDrive“, dem Dateiablagesystem von Office365, werden nach dem Bestätigen des Begriffes mit der Entertaste alle Dokumente angezeigt, in denen der Begriff „Anlasser“ vorkommt.

So macht das auch ein DMS-System, kann darüber hinaus aber noch viel mehr. Den meisten Menschen genügt aber die zuvor beschriebene digitale Suche. Welche App`s z.B. mit einem Smartphone dazu notwendig sind, zeige ich nachfolgend am Beispiel mit einem iPhone.

Scanner Pro“ ist so eine kostenlose App, die ein Dokument automatisch erkennt, fotografiert und daraus eine PDF/A Datei produziert.
Diese Datei kann unterwegs, oder wo auch immer, in das Office365 Dateisystem „OneDrive“ hochgeladen werden.

OneDrive“ ist die kostenlose App, um Dateien auf dem Smartphone, hier das iPhone, anzusehen, zu bearbeiten oder eine Suche digitaler Belege durch einen Begriff, der auf einem Beleg steht, zu suchen .

Beispielhaft nehme ich hier meinen Gewerbeschein:

Zuerst „ScannerPro“ starten, auf das + klicken und den Auswahlrahmen über das Papierdokument plazieren. Sobald das Dokument erkannt wird, fotografiert es „ScannerPro“ automatisch und vergibt einen Dateinamen.

Anschließend auf „Teilen“ klicken (Bild unten im unteren Rand Mitte) und den Button für „OneDrive“ auswählen, um das so gescannte (fotografierte) Dokument in „OneDrive“ hochzuladen.

Fotografiertes (gescanntes) Dokument, das über den Button „Teilen“ in OnDrive hochgeladen werden kann
In App „OneDrive“ wechseln und starten

Nun das Verzeichnis auswählen, in das die PDF/A Datei gespeichert werden soll.

In diesem Beispiel „LSK“ (oberer Rand des Bildes).

Wenn das digitale Dokument einen individuellen Dateiname erhalten soll, wechseln Sie in die „OneDrive“ App auf dem Smartphone und klicken neben der Datei (Scan 18.10….siehe rechts) auf die drei Punkte, wählen dort „Datei umbenennen…“ aus und geben den gewünschten Dateinahmen an.

Um diese Datei durch einen bestimmten Begriff, der auf ihr steht, zu suchen, gebe ich die Gemeindekennzahl „08116072“ in die Suchzeile oben ein und klicke auf „suchen“. Sofort sehe ich Dateien, in der diese Nummer vorkommt (siehe Bild unten). In der Mitte ist der „Gewerbeschein….“, der nur durch die Eingabe eines Begriffes, der auf dem Dokument steht, gefunden wurde.

Jetzt kann der digitale Gewerbeschein unseres Beispiel`s auf einen in der Nähe stehenden Drucker ausgedruckt oder per WhatsApp oder eMail jemanden zur Verfügung gestellt werden. Das an jedem Ort der Welt !

Weitere Vorteile
OneDrive, das Office356 Dateisystem, ist bis zu 5 GB kostenlos und bereits auf jedem Windows10 PC/Notebook/Tablet systemseitig installiert.

Die 5 GB reichen nicht lange. Für € 10,00 monatlich kann Office365 Personal inkl. Word, Excel, Powerpoint, OneNote etc. + 6 TB (1 Terrabite = 1.000 GB) für 6 Geräte oder 6 Benutzer erworben werden.
Entscheidet man sich dafür, muß nie mehr ein Office erworben werden, da es wie Windows 10 immer automatisch upgedated wird.

Die mit dem Smartphone fotografierten (gescannten) in OneDrive365 hochgeladenen Dokumente werden automatisch auch auf ihren PC synchronisiert.

D.h., alle so behandelten Dokumente sind in OneDrive, der Office365 Cloud, und auch auf dem lokalen PC. Ein Datenverlust ist damit weitgehend ausgeschlossen, ohne dass der Anwender selbst eine Datensichierung erstellen muss.

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