DMS – Alternative

Digitalisierung !
Jeden Tag wird im Fernsehen darüber berichtet, dass Deutschland abgehängt ist. Letzte Woche sind wir von der weltweiten wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit von Platz 3 auf Platz 7 gefallen !
Im Internetausbau steht Deutschland auf Platz 72 ! Das ehemalige Land der „Dichter und Denker“ scheint immer mehr abgehängt zu werden.

https://www.google.com/search?q=Digitale+wirtschaftliche+Leistungsf%C3%A4higkeit+Deutschland&client=firefox-b-d&sxsrf=ACYBGNT8FAny0mTkwBjunXBgIIB375m3RQ:1571391413875&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ved=0ahUKEwils5uYwaXlAhWNb1AKHYewAwsQ_AUIFCgE&biw=1280&bih=666#imgrc=vT2GR-WKE6HMUM:

Woran liegt das ?
Die Menschen hätten Angst, durch den technischen Fortschritt abgehängt zu werden ? Die KI (Künstliche Intelligenz) ersetzt mehr und mehr den Menschen, derzeit noch bei einfachen Arbeitsschritten ? Die KI wird irgendwann intelligenter und vor allem schneller als der Mensch sein ?

https://www.google.de/search?q=k%C3%BCnstliche+intelligenz&sxsrf=ACYBGNRo8jGd0-Y8zfKwvgbeRyPqMdDHxQ:1571392278768&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ved=0ahUKEwjmp9C0xKXlAhUSPFAKHeWABmgQ_AUIEigC&biw=1280&bih=666

Diese und mehr Argumente werden mehr und mehr im TV diskutiert. Neu sind diese Ängste aber nicht.
Ich kenne sie, seit in den 70er Jahren die elektrische Schreibmaschine oder das elektrische Faxsystem und in den 80ger Jahren der PC eingeführt wurde.

Immer war Ablehnung vorhanden, die aber nur nicht zugegebene Ängste waren.

Ja, die Welt hat sich wesentlich verändert und viele Berufe gibt es nicht mehr. Dagegen sind aber neue entstanden und die Arbeit wurde einfacher und Leistungsfähiger.

Ich glaube, so wird es auch mit der Digitalisierung und der KI sein !

Heute zeige ich eine alternative Vorgehensweise zum DMS (Dokumenten-Management-System) mit dem Office365 !
Im Wesentlichen geht es bei einem DMS um die Digitalisierung von Papierdokumenten. Als Ergebnis wird eine „durchsuchbare Datei“ erstellt, die einen Dateinamen haben kann, aber nicht muss.

Durchsuchbare Datei“ heisst, ein Dokument durch einen Namen oder Wert zu finden, der auf dem Dokument steht.
Beispiel: Sie suchen eine Rechnung über eine bestimmte Reparatur ihres Fahrzeuges, wissen aber nicht mehr, wo die Reparatur durchgeführt wurde und wann das war. Sie wissen nur noch, dass der Anlasser ausgetauscht wurde.

Durch die Eingabe von „Anlasser“ in der Suchzeile von „OneDrive“, dem Dateiablagesystem von Office365, werden nach dem Bestätigen des Begriffes mit der Entertaste alle Dokumente angezeigt, in denen der Begriff „Anlasser“ vorkommt.

So macht das auch ein DMS-System, kann darüber hinaus aber noch viel mehr. Den meisten Menschen genügt aber die zuvor beschriebene digitale Suche. Welche App`s z.B. mit einem Smartphone dazu notwendig sind, zeige ich nachfolgend am Beispiel mit einem iPhone.

Scanner Pro“ ist so eine kostenlose App, die ein Dokument automatisch erkennt, fotografiert und daraus eine PDF/A Datei produziert.
Diese Datei kann unterwegs, oder wo auch immer, in das Office365 Dateisystem „OneDrive“ hochgeladen werden.

OneDrive“ ist die kostenlose App, um Dateien auf dem Smartphone, hier das iPhone, anzusehen, zu bearbeiten oder eine Suche digitaler Belege durch einen Begriff, der auf einem Beleg steht, zu suchen .

Beispielhaft nehme ich hier meinen Gewerbeschein:

Zuerst „ScannerPro“ starten, auf das + klicken und den Auswahlrahmen über das Papierdokument plazieren. Sobald das Dokument erkannt wird, fotografiert es „ScannerPro“ automatisch und vergibt einen Dateinamen.

Anschließend auf „Teilen“ klicken (unterer Rand Mitte) und den Button für „OneDrive“ auswählen, um das so gescannte (fotografierte) Dokument in „OneDrive“ hochzuladen.

Nun das Verzeichnis auswählen, in das die PDF/A Datei gespeichert werden soll.

In diesem Beispiel „LSK“ (oberer Rand des Bildes).

Wenn das digitale Dokument einen individuellen Dateiname erhalten soll, wechseln Sie in die „OneDrive“ App auf dem Smartphone und klicken neben der Datei (Scan 18.10….siehe rechts) auf die drei Punkte, wählen dort „Datei umbenennen…“ aus und geben den gewünschten Dateinahmen an.

Um diese Datei durch einen bestimmten Begriff, der auf ihr steht, zu suchen, gebe ich die Gemeindekennzahl „08116072“ in die Suchzeile oben ein und klicke auf „suchen“. Sofort sehe ich Dateien, in der diese Nummer vorkommt (siehe Bild unten). In der Mitte ist der „Gewerbeschein….“, der nur durch die Eingabe eines Begriffes, der auf dem Dokument steht, gefunden wurde.

Jetzt kann der digitale Gewerbeschein unseres Beispiel`s auf einen in der Nähe stehenden Drucker ausgedruckt oder per WhatsApp oder eMail jemanden zur Verfügung gestellt werden. Das an jedem Ort der Welt !

Künstliche Intelligenz (KI)

Digitalisierung, Küntliche Intelligenz, Industrie 4.0, Fahrverbote !

Das sind die Begriffe, die uns seit ein paar Jahren täglich in den Medien vorgehalten werden.

Die Menschen sind damit überfordert und schalten in der Regel geistig ab. Interessiert sie nicht, sollte es aber. Deshalb versuche ich in verständlichen Worten zu erklären, was sich hinter „KI“ bzw „AI„, wie die Amerikaner sagen, verbirgt.  „Künstliche Intelligenz (KI)“ weiterlesen

Beleg unter 1 Mio Belege in 1 Sekunde finden

Stellen Sie sich vor, Sie müssten einen Beleg in diesen Ordnern suchen, in dem der Begriff „Freibad“ vorkommt !

Sind ja nur 6 DIN-A4 Ordner. Wenn es aber 100 DIN-A4 Ordner wären ? Sie würden Stunden bzw. Tage brauchen.

Wie das mit einem DMS (Dokumenten-Archivierungs-System) in 1 Sekunde geht, lesen Sie mit einem Klick auf „Beleg unter 1 Mio Belege in 1 Sekunde finden“ weiterlesen

Digitalisierung macht vielen Angst !

Ob TV, das Internet oder Printmedien. Sie alle berichten täglich in irgend einer Form von der Digitalisierung und der dadurch sich verändernden Welt.

Viele haben davor Angst, ob sie das noch verstehen oder ob ihr Arbeitsplatz davon betroffen ist.

Haben Sie auch Angst ? „Digitalisierung macht vielen Angst !“ weiterlesen

Automatische Papierablage

Alles, was auf den Scanner liegt oder als Datei auf Ihrem Smartphone oder Tablet ist, wird automatisch auf Ihrem PC oder der Cloud gespeichert und damit archiviert !

Die Funktion auf dem Scanner heisst „Scannen an Computer„.

Wie das geht und was Sie dafür benötigen, lesen Sie mit einem Klick auf „Automatische Papierablage“ weiterlesen

Archivierung wichtiger Dokumente und unterwegs drucken

Sie sind sicher eine(r) der 60 Mio Smartphone Besitzer in Deutschland !
78 % aller Deutschen haben eins und vor allem bei den Senioren war in 2017 ein richtiger Boom festzustellen.

Ohne ist die Welt nicht mehr vorstellbar, obwohl es erst 10 Jahre alt ist und von Apple, Steven Jobs, erfunden und 2007 vorgestellt wurde.

Sie sind in Ihrem Bistro oder sonst wo unterwegs und erhalten eine amazon Versandbestätigung einer Bestellung, die sie archivieren und zudem sofort und jetzt zu Hause archivieren und ausdrucken wollen.

„Archivierung wichtiger Dokumente und unterwegs drucken“ weiterlesen

Privates Smartphone als zentrales Arbeitsgerät (EMM)

Seit 2017 ändert sich erneut die digitale Arbeitswelt. Das Stichwort bzw. die Windows 10 Anwendung dafür heisst EMM (Enterprise Mobility Management). Es ist eine Multi-Geräte-Arbeitsumgebung ( gem. Gardner Group). Der moderne Arbeitsplatz besteht aus physischen-, mobilen-, hybriden- und Cloud-basierten Arbeitsplätzen, die durch eine EMM-Lösung zentral verwaltet wird. „Privates Smartphone als zentrales Arbeitsgerät (EMM)“ weiterlesen

Scannen mit dem kostenlosen ecoDMS

Die eMail-Archivierung habe ich im letzten Blogbeitrag beschrieben. Heute geht es um die Archivierung der Papierbelege mit einem Scanner.

Klicken Sie dazu links in Ihrem ecoDMS Client auf „Inbox„. Danach öffnet sich folgende Seite.

„Scannen mit dem kostenlosen ecoDMS“ weiterlesen

Kostenlosen ecoDMS – erste Schritte – eMailarchivierung

Sie haben ecoDMS erfolgreich installiert und Ihren Client über den Connection Manager mit der Datenbank verbunden. Auf Ihrem Desktop befinden sich nun die 3 Symbole rechts.

Zum Start des Client auf das mittlere Symbol „ecoDMS Client“ klicken. Startet der Client nicht, hat die Verbindung zur Datenbank nicht geklappt.

Klicken Sie in diesem Fall auf das 3. Symbol „ecoDMS Connection Manager„.

„Kostenlosen ecoDMS – erste Schritte – eMailarchivierung“ weiterlesen

Papierunterlagen im kostenlosen ecoDMS archivieren – Installation !

Im Beitrag „Dateien überhaupt oder schnell

wiederfinden 1“ finden Sie den Link zum Downloaden von „ecoDMS„oder klicken Sie dazu auf das Bild rechts oben.

Papierbelege in DIN A4 Ordnern wiederfinden, kann u.U. ein auswegloses Unterfangen sein, wenn falsch abgelegt wurde oder der Beleg schon ein paar Jahre alt ist. „Papierunterlagen im kostenlosen ecoDMS archivieren – Installation !“ weiterlesen