iPhone- iPad eMails archivieren

Gewerbeunternehmen müssen seit 01.07.2019 verbindlich geschäftsrelevante eMails archivieren, Privatpersonen können !

Nachfolgend knüpfe ich an den letzten Bericht „DMS-Alternative“ an, mit dem ich beschrieben habe, wie man mit „Office365“ bzw. seinem Dateisystem „OneDrive“ archiviert.

Mit dem Notebook oder PC geht das relativ einfach, indem in der Druckerauswahl ein PDF-Programm gesucht wird und die PDF dann archiviert wird.

Mit dem iPhone/iPad ist das aber nicht so möglich, da beim Anklicken der Druckauswahl ausschließlich „AirPrint-Drucker“ gesucht werden, aber kein PDF Programm zur Verfügung gestellt wird.

Dennoch geht es sehr einfach, wenn man die Vorgehensweise kennt, die ich nachfolgend beschreiben.

Klicken Sie rechts oben auf den 2. Button von rechts, auf das Pfeilsymbol, das nach links zeigt.

Es öffnet sich ein Kontextmenü (siehe Bild unten) mit 3 Auswahlen. Die untere Auswahl „Drucken“ anklicken.

Es öffnet sich das „Optionsfenster“ mit der eMail als Vorschau.

Nun die eMail in der Vorschau mit Daumen und Zeigefinger großziehen. Damit wird eine PDF-Datei erzeugt.

Genau das ist die versteckte Funktion im iPhone/iPad.

Rechts oben auf den Button mit dem Quadrat und Pfeil klicken. Es öffnet sich ein Zusatzfenster mit den zur Verfügung stehenden Apps.
Nach links streichen und auf den „OneDrive-Button“ tippen.

Es öffnet sich die „Dateiauswahl“ von OneDrive und zeigt die Verzeichnisse, die von dem jeweiligen Nutzer angelegt wurden.
Klicken Sie das Verzeichnis an, in das die Datei hochgeladen werden soll und dann auf „Hier hochladen

Es wird ein automatischer Dateiname vergeben. Soll er verändert werden, im iPhone/iPad die App wechseln und auf den Button für „OneDrive“ tippen.
Verzeichnis auswählen, in das die Datei hochgeladen wurde. Neben dem Dateinamen auf die 3 Punkte klicken und „Diese Datei umbenennen“ auswählen (Bild unten)

Versuchen Sie, „sprechende Dateinamen“ wie rechts angezeigt zu vergeben.

Bei vielen Dateien ist damit die richtige Datei viel einfacher zu finden.

Die Vorgehensweise, um automatisch vergebene Dateinamen umzubenennen, ist auch bereits im letzten Blockbeitrag „DMS-Alternative“ beschrieben.

Jetzt können Sie ein- oder ausgehende eMail`s auf dem iPhone/iPad genauso archivieren, wie auf ihrem Notebook oder PC.

DMS – Alternative

Digitalisierung !
Jeden Tag wird im Fernsehen darüber berichtet, dass Deutschland abgehängt ist. Letzte Woche sind wir von der weltweiten wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit von Platz 3 auf Platz 7 gefallen !
Im Internetausbau steht Deutschland auf Platz 72 ! Das ehemalige Land der „Dichter und Denker“ scheint immer mehr abgehängt zu werden.

https://www.google.com/search?q=Digitale+wirtschaftliche+Leistungsf%C3%A4higkeit+Deutschland&client=firefox-b-d&sxsrf=ACYBGNT8FAny0mTkwBjunXBgIIB375m3RQ:1571391413875&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ved=0ahUKEwils5uYwaXlAhWNb1AKHYewAwsQ_AUIFCgE&biw=1280&bih=666#imgrc=vT2GR-WKE6HMUM:

Woran liegt das ?
Die Menschen hätten Angst, durch den technischen Fortschritt abgehängt zu werden ? Die KI (Künstliche Intelligenz) ersetzt mehr und mehr den Menschen, derzeit noch bei einfachen Arbeitsschritten ? Die KI wird irgendwann intelligenter und vor allem schneller als der Mensch sein ?

https://www.google.de/search?q=k%C3%BCnstliche+intelligenz&sxsrf=ACYBGNRo8jGd0-Y8zfKwvgbeRyPqMdDHxQ:1571392278768&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ved=0ahUKEwjmp9C0xKXlAhUSPFAKHeWABmgQ_AUIEigC&biw=1280&bih=666

Diese und mehr Argumente werden mehr und mehr im TV diskutiert. Neu sind diese Ängste aber nicht.
Ich kenne sie, seit in den 70er Jahren die elektrische Schreibmaschine oder das elektrische Faxsystem und in den 80ger Jahren der PC eingeführt wurde.

Immer war Ablehnung vorhanden, die aber nur nicht zugegebene Ängste waren.

Ja, die Welt hat sich wesentlich verändert und viele Berufe gibt es nicht mehr. Dagegen sind aber neue entstanden und die Arbeit wurde einfacher und leistungsfähiger.

Ich glaube, so wird es auch mit der Digitalisierung und der KI sein !

Heute zeige ich eine alternative Vorgehensweise zum DMS (Dokumenten-Management-System) mit dem Office365 !
Im Wesentlichen geht es bei einem DMS um die Digitalisierung von Papierdokumenten. Als Ergebnis wird eine „durchsuchbare Datei“ erstellt, die einen Dateinamen haben kann, aber nicht muss.

Durchsuchbare Datei“ heisst, ein Dokument durch einen Namen oder Wert zu finden, der auf dem Dokument steht.
Beispiel: Sie suchen eine Rechnung über eine bestimmte Reparatur ihres Fahrzeuges, wissen aber nicht mehr, wo die Reparatur durchgeführt wurde und wann das war. Sie wissen nur noch, dass der Anlasser ausgetauscht wurde.

Durch die Eingabe von „Anlasser“ in der Suchzeile von „OneDrive“, dem Dateiablagesystem von Office365, werden nach dem Bestätigen des Begriffes mit der Entertaste alle Dokumente angezeigt, in denen der Begriff „Anlasser“ vorkommt.

So macht das auch ein DMS-System, kann darüber hinaus aber noch viel mehr. Den meisten Menschen genügt aber die zuvor beschriebene digitale Suche. Welche App`s z.B. mit einem Smartphone dazu notwendig sind, zeige ich nachfolgend am Beispiel mit einem iPhone.

Scanner Pro“ ist so eine kostenlose App, die ein Dokument automatisch erkennt, fotografiert und daraus eine PDF/A Datei produziert.
Diese Datei kann unterwegs, oder wo auch immer, in das Office365 Dateisystem „OneDrive“ hochgeladen werden.

OneDrive“ ist die kostenlose App, um Dateien auf dem Smartphone, hier das iPhone, anzusehen, zu bearbeiten oder eine Suche digitaler Belege durch einen Begriff, der auf einem Beleg steht, zu suchen .

Beispielhaft nehme ich hier meinen Gewerbeschein:

Zuerst „ScannerPro“ starten, auf das + klicken und den Auswahlrahmen über das Papierdokument plazieren. Sobald das Dokument erkannt wird, fotografiert es „ScannerPro“ automatisch und vergibt einen Dateinamen.

Anschließend auf „Teilen“ klicken (Bild unten im unteren Rand Mitte) und den Button für „OneDrive“ auswählen, um das so gescannte (fotografierte) Dokument in „OneDrive“ hochzuladen.

Fotografiertes (gescanntes) Dokument, das über den Button „Teilen“ in OnDrive hochgeladen werden kann
In App „OneDrive“ wechseln und starten

Nun das Verzeichnis auswählen, in das die PDF/A Datei gespeichert werden soll.

In diesem Beispiel „LSK“ (oberer Rand des Bildes).

Wenn das digitale Dokument einen individuellen Dateiname erhalten soll, wechseln Sie in die „OneDrive“ App auf dem Smartphone und klicken neben der Datei (Scan 18.10….siehe rechts) auf die drei Punkte, wählen dort „Datei umbenennen…“ aus und geben den gewünschten Dateinahmen an.

Um diese Datei durch einen bestimmten Begriff, der auf ihr steht, zu suchen, gebe ich die Gemeindekennzahl „08116072“ in die Suchzeile oben ein und klicke auf „suchen“. Sofort sehe ich Dateien, in der diese Nummer vorkommt (siehe Bild unten). In der Mitte ist der „Gewerbeschein….“, der nur durch die Eingabe eines Begriffes, der auf dem Dokument steht, gefunden wurde.

Jetzt kann der digitale Gewerbeschein unseres Beispiel`s auf einen in der Nähe stehenden Drucker ausgedruckt oder per WhatsApp oder eMail jemanden zur Verfügung gestellt werden. Das an jedem Ort der Welt !

Weitere Vorteile
OneDrive, das Office356 Dateisystem, ist bis zu 5 GB kostenlos und bereits auf jedem Windows10 PC/Notebook/Tablet systemseitig installiert.

Die 5 GB reichen nicht lange. Für € 10,00 monatlich kann Office365 Personal inkl. Word, Excel, Powerpoint, OneNote etc. + 6 TB (1 Terrabite = 1.000 GB) für 6 Geräte oder 6 Benutzer erworben werden.
Entscheidet man sich dafür, muß nie mehr ein Office erworben werden, da es wie Windows 10 immer automatisch upgedated wird.

Die mit dem Smartphone fotografierten (gescannten) in OneDrive365 hochgeladenen Dokumente werden automatisch auch auf ihren PC synchronisiert.

D.h., alle so behandelten Dokumente sind in OneDrive, der Office365 Cloud, und auch auf dem lokalen PC. Ein Datenverlust ist damit weitgehend ausgeschlossen, ohne dass der Anwender selbst eine Datensichierung erstellen muss.

Künstliche Intelligenz (KI)

Digitalisierung, Küntliche Intelligenz, Industrie 4.0, Fahrverbote !

Das sind die Begriffe, die uns seit ein paar Jahren täglich in den Medien vorgehalten werden.

Die Menschen sind damit überfordert und schalten in der Regel geistig ab. Interessiert sie nicht, sollte es aber. Deshalb versuche ich in verständlichen Worten zu erklären, was sich hinter „KI“ bzw „AI„, wie die Amerikaner sagen, verbirgt.  „Künstliche Intelligenz (KI)“ weiterlesen

Beleg unter 1 Mio Belege in 1 Sekunde finden

Stellen Sie sich vor, Sie müssten einen Beleg in diesen Ordnern suchen, in dem der Begriff „Freibad“ vorkommt !

Sind ja nur 6 DIN-A4 Ordner. Wenn es aber 100 DIN-A4 Ordner wären ? Sie würden Stunden bzw. Tage brauchen.

Wie das mit einem DMS (Dokumenten-Archivierungs-System) in 1 Sekunde geht, lesen Sie mit einem Klick auf „Beleg unter 1 Mio Belege in 1 Sekunde finden“ weiterlesen

Digitalisierung macht vielen Angst !

Ob TV, das Internet oder Printmedien. Sie alle berichten täglich in irgend einer Form von der Digitalisierung und der dadurch sich verändernden Welt.

Viele haben davor Angst, ob sie das noch verstehen oder ob ihr Arbeitsplatz davon betroffen ist.

Haben Sie auch Angst ? „Digitalisierung macht vielen Angst !“ weiterlesen

Automatische Papierablage

Alles, was auf den Scanner liegt oder als Datei auf Ihrem Smartphone oder Tablet ist, wird automatisch auf Ihrem PC oder der Cloud gespeichert und damit archiviert !

Die Funktion auf dem Scanner heisst „Scannen an Computer„.

Wie das geht und was Sie dafür benötigen, lesen Sie mit einem Klick auf „Automatische Papierablage“ weiterlesen

Archivierung wichtiger Dokumente und unterwegs drucken

Sie sind sicher eine(r) der 60 Mio Smartphone Besitzer in Deutschland !
78 % aller Deutschen haben eins und vor allem bei den Senioren war in 2017 ein richtiger Boom festzustellen.

Ohne ist die Welt nicht mehr vorstellbar, obwohl es erst 10 Jahre alt ist und von Apple, Steven Jobs, erfunden und 2007 vorgestellt wurde.

Sie sind in Ihrem Bistro oder sonst wo unterwegs und erhalten eine amazon Versandbestätigung einer Bestellung, die sie archivieren und zudem sofort und jetzt zu Hause archivieren und ausdrucken wollen.

„Archivierung wichtiger Dokumente und unterwegs drucken“ weiterlesen

Privates Smartphone als zentrales Arbeitsgerät (EMM)

Seit 2017 ändert sich erneut die digitale Arbeitswelt. Das Stichwort bzw. die Windows 10 Anwendung dafür heisst EMM (Enterprise Mobility Management). Es ist eine Multi-Geräte-Arbeitsumgebung ( gem. Gardner Group). Der moderne Arbeitsplatz besteht aus physischen-, mobilen-, hybriden- und Cloud-basierten Arbeitsplätzen, die durch eine EMM-Lösung zentral verwaltet wird. „Privates Smartphone als zentrales Arbeitsgerät (EMM)“ weiterlesen

Scannen mit dem kostenlosen ecoDMS

Die eMail-Archivierung habe ich im letzten Blogbeitrag beschrieben. Heute geht es um die Archivierung der Papierbelege mit einem Scanner.

Klicken Sie dazu links in Ihrem ecoDMS Client auf „Inbox„. Danach öffnet sich folgende Seite.

„Scannen mit dem kostenlosen ecoDMS“ weiterlesen

Kostenlosen ecoDMS – erste Schritte – eMailarchivierung

Sie haben ecoDMS erfolgreich installiert und Ihren Client über den Connection Manager mit der Datenbank verbunden. Auf Ihrem Desktop befinden sich nun die 3 Symbole rechts.

Zum Start des Client auf das mittlere Symbol „ecoDMS Client“ klicken. Startet der Client nicht, hat die Verbindung zur Datenbank nicht geklappt.

Klicken Sie in diesem Fall auf das 3. Symbol „ecoDMS Connection Manager„.

„Kostenlosen ecoDMS – erste Schritte – eMailarchivierung“ weiterlesen