iPhone- iPad eMails archivieren

Gewerbeunternehmen müssen seit 01.07.2019 verbindlich geschäftsrelevante eMails archivieren, Privatpersonen können !

Nachfolgend knüpfe ich an den letzten Bericht „DMS-Alternative“ an, mit dem ich beschrieben habe, wie man mit „Office365“ bzw. seinem Dateisystem „OneDrive“ archiviert.

Mit dem Notebook oder PC geht das relativ einfach, indem in der Druckerauswahl ein PDF-Programm gesucht wird und die PDF dann archiviert wird.

Mit dem iPhone/iPad ist das aber nicht so möglich, da beim Anklicken der Druckauswahl ausschließlich „AirPrint-Drucker“ gesucht werden, aber kein PDF Programm zur Verfügung gestellt wird.

Dennoch geht es sehr einfach, wenn man die Vorgehensweise kennt, die ich nachfolgend beschreiben.

Klicken Sie rechts oben auf den 2. Button von rechts, auf das Pfeilsymbol, das nach links zeigt.

Es öffnet sich ein Kontextmenü (siehe Bild unten) mit 3 Auswahlen. Die untere Auswahl „Drucken“ anklicken.

Es öffnet sich das „Optionsfenster“ mit der eMail als Vorschau.

Nun die eMail in der Vorschau mit Daumen und Zeigefinger großziehen. Damit wird eine PDF-Datei erzeugt.

Genau das ist die versteckte Funktion im iPhone/iPad.

Rechts oben auf den Button mit dem Quadrat und Pfeil klicken. Es öffnet sich ein Zusatzfenster mit den zur Verfügung stehenden Apps.
Nach links streichen und auf den „OneDrive-Button“ tippen.

Es öffnet sich die „Dateiauswahl“ von OneDrive und zeigt die Verzeichnisse, die von dem jeweiligen Nutzer angelegt wurden.
Klicken Sie das Verzeichnis an, in das die Datei hochgeladen werden soll und dann auf „Hier hochladen

Es wird ein automatischer Dateiname vergeben. Soll er verändert werden, im iPhone/iPad die App wechseln und auf den Button für „OneDrive“ tippen.
Verzeichnis auswählen, in das die Datei hochgeladen wurde. Neben dem Dateinamen auf die 3 Punkte klicken und „Diese Datei umbenennen“ auswählen (Bild unten)

Versuchen Sie, „sprechende Dateinamen“ wie rechts angezeigt zu vergeben.

Bei vielen Dateien ist damit die richtige Datei viel einfacher zu finden.

Die Vorgehensweise, um automatisch vergebene Dateinamen umzubenennen, ist auch bereits im letzten Blockbeitrag „DMS-Alternative“ beschrieben.

Jetzt können Sie ein- oder ausgehende eMail`s auf dem iPhone/iPad genauso archivieren, wie auf ihrem Notebook oder PC.

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