Die Rahmenbedingungen der Vorgehensweise wurde mit dem „Geschäftsführenden Gesellschafter“ der Kühlspedition abgestimmt.
Alle notwendigen Apps sollen als SAAS (Software as a Service) betrieben
werden, damit von überall aus mit einem Internet fähigen Gerät ein Zugang möglich ist.
Dabei ist die erste Priorität: SAAS als Managed Service !
Heißt, die Anbieter der notwendigen App`s müssen sie je in einer Cloud betreiben.
Daraus resultiert der geringste Aufwand
für die Digitalisierung meines Kunden, da die Apps und alle notwendigen Daten zukünftig Digital in einer Cloud des jeweiligen Anbieters liegen, der auch für die Sicherung der Daten etc. sorgt.
Die Fahrzeuge meines Kunden haben aktuell eine Telematik, die ab Anfang 2024 durch einen anderen Anbieter ersetzt wird, der seine Lösungen bei dem Bruder meines Kunden eingeführt hat. Ab diesem Moment besteht eine einheitliche Telematik.
Bisher haben die Fahrzeuge lediglich eine Telematik-Blackbox mit
Anschlüssen für die jeweilige Ortung der Fahrzeuge.
In Zukunft wird auch der Digitale Tacho für die Fahrerrestzeiten und der Archivierung der Fahrer- sowie Fahrermassenspeicherdaten und der CAN-BUS für den Dieselverbrauch angeschlossen.
Zudem erhalten alle Fahrzeuge auch ein Telematik-Terminal, da im Zuge
der Digitalisierung ein Auftragsmanagement geplant ist.
Heißt, alle 15 Kunden werden Ihre Sendungsdaten per Schnittstelle in ein SAAS-DISPO-System des Telematikanbieters übertragen.
Dieses System werden wir nächste Woche beim Bruder prüfen, ob die Anforderung, Sendungsdaten per „Drag&Drop“ auf die Fahrzeuge mit der Maus zu disponieren, erfüllt ist.
Im anderen Fall wird eine Speditionslösung als SAAS gesucht, die alle notwendigen Eingangsschnittstelle (Sendungsdaten, Telematik) und Ausgangsschnittstelle für das DMS Testsystem hat.
Ein Disponent disponiert die einzelnen Sendungen für die jeweiligen Fahrzeuge im Telematik-Portal. Von dort werden die einzelnen Be- und Entladestellen inkl. der Sendungsdaten in das Telematik-Terminal in den Fahrzeugen überstellt. Der Fahrer klickt am Morgen des Folgetages auf die erste Beladestelle des Terminals und wird auf dem schnellsten Weg unter Berücksichtigung des Verkehrs durch eine Truck-Navigation geroutet.
Der Disponent sieht die Ankunftszeiten und kann sie mit den vorgegebenen Terminen abgleichen. Das Telematiksystem informiert sofort bei Abweichungen der Termine, damit eingegriffen und Lösungen gesucht werden können, soweit sie nicht eingehalten werden können.
In einem Folgeschritt im nächsten Jahr wird ChatGPT (Generative KI) über eine API
(Application Programming Interface) angebunden, damit die Disposition in Zukunft automatisch unter Kosten-Erlösgesichtspunkten, Terminen, Fahrzeugkapazitäten und Folgeaufträge disponiert wird.
Aktueller Status
Beim letzten Besuch wurde der Windows-Client des Testsystems eines DMS (Dokumenten-Management-System)
installiert, auf das auch ich als DIGITALISIERUNGSCOUCH Zugriff habe.
Die ersten beiden Schulungstage werden nächste Woche durch mich abgehalten. Von daher bin ich nicht nur Coach, sondern auch aktiv an den Prozessen beteiligt, soweit ich davon Know-How habe.
Es stehen 2 DMS als SAAS Lösung zur Auswahl.
Eines, das die analogen Belege über Schlagworte den angelegten Verzeichnissen zuteilt und eines, das die Zuteilung mit Magneten macht, die ähnlich denen der Schlagworte arbeitet.
Beide Apps habe ich früher selbst vertrieben, installiert und geschult und kann daher eher empfehlen, welches das bessere System für meinen Kunden ist.
In dieser Woche habe ich mich in das erste Test-DMS eingearbeitet, um die ersten 4 Std. schulen zu können. Das Scannen wird mit einem
CANON GS6050 Multifunktionsdrucker durchgeführt, der auch Mehrfachdokumente einscannen kann.
Das Besondere der ersten Test-DMS Version:
Über einen FTP-Pfad, der im Multifunktionsdrucker bei der Funktion „Scan to PC“ hinterlegt werden kann, werden die gescannten analogen Papiere direkt über WLAN/Internet zum SAAS-DMS übertragen, ohne dafür einen PC notwendig zu haben.
Der FTP-Pfad konnte über eine Verwaltungssoftware des Canon-Druckers generiert werden.
Heißt, die analogen Papiere werden einfach in den Mehrfachscaneinzug des Multifunktionsdruckers eingelegt und wandern damit direkt in ein Sammelverzeichnis des DMS-System im Internet.
Das DMS verfügt über digitale Stempel, die einen
Bearbeitungszustand stempeln. Dieser schiebt das Dokument automatisch in das dafür vorhandene Verzeichnis. Z.B. ein eingegangenes Angebot, das den Stempel „Geprüft“ erhält und daher das Angebot in das 1. Verzeichnis „Geprüfte Angebote“ verschiebt usw.
Durch das direkte Übertragen der analogen Dokumenten zum DMS im Internet kann jeder oder jede alle eingehende Post sofort auf den Scanner legen und scannen. Alles landet im DMS und kann digital auch nur mit einem Smartphone unterwegs gestempelt und dadurch weiterverarbeitet werden.
Das Anlegen solcher Magnete (Verzeichnisse), das definieren der Stempel um das zu erreichen, was man möchte, wird nächste Woche geschult.
Mehr im nächsten Bericht und hier