Kostenlosen ecoDMS – erste Schritte – eMailarchivierung

Sie haben ecoDMS erfolgreich installiert und Ihren Client über den Connection Manager mit der Datenbank verbunden. Auf Ihrem Desktop befinden sich nun die 3 Symbole rechts.

Zum Start des Client auf das mittlere Symbol „ecoDMS Client“ klicken. Startet der Client nicht, hat die Verbindung zur Datenbank nicht geklappt.

Klicken Sie in diesem Fall auf das 3. Symbol „ecoDMS Connection Manager„.

Ist in der Spalte „Verbindung“ kein grüner Kreis mit einem weißen Haken vorhanden, klicken Sie rechts erneut auf den Button „Verbinden“. Hat es geklappt, kann der Client im gleichen Bild rechts unten gestartet werden. Im anderen Fall rufen Sie mich an !

Folgend gehe ich von einem gestarteten ecoDMS Client aus.

Das rote Oval rechts zeigt die bereits vorhandenen Ordner, die genutzt oder auch über Optionen/Einstellungen/Ordnerstruktur gelöscht werden können.

Mit einem Klick auf das rote Rechteck links darüber öffnet sich die „Inbox„der über einen Scanner eingescannten Papierbelege“. Darauf kommen wir später zurück.

Das rote Rechteck darüber öffnet wieder das Archiv bzw. den Bereich, der nach dem Start des ecoDMS Client angezeigt wird.

Klicken Sie in der Ordnerstruktur mit der rechten Maustaste auf „Alle Ordner“, öffnet sich das Kontextmenü rechts. Mit einem Linksklick auf den 1. Eintrag kann ein neuer Ordner angelegt werden.

 

Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem der Ordnername, der Schlüssel und Schlagwort eingegeben werden kann.

Steht der eingegebene Schlüssel und das Schlagwort auf einem Beleg oder in einer eMail, wird er automatisch im Scannvorgang in dem neu angelegten Ordner abgelegt. Wird der Ordner während des Scannvorgang`s nicht erkannt, muss man ihn manuell auswählen.

Nachfolgend beschäftigen wir uns erst einmal mit der eMail-Archivierung.

ecoDMS hat verschiedene Plug-in`s u.a. auch für Office. Haben Sie das Office-PlugIn installiert, sehen Sie in Outlook, Word etc. die ecoDMS Button`s wie rechts im Screenshot abgebildet.

Haben Sie die PlugIn`s noch nicht installiert, können Sie das nachholen, indem Sie auf einen der Screenshot rechts klicken. Sie kommen damit in den Downloadbereich von ecoDMS. Scrollen Sie so weit nach unten, bis Sie das Office PlugIn wie rechts abgebildet sehen. Mit einem Klick auf die grüne Schrift rechts neben „ZIP“ beginnt der Download. Beenden Sie eventuell geöffnete Office-App`s. Gehen Sie anschließend in Ihre Windows Explorer, dort dann in das Verzeichis „Download“ (ganz oben) und entzippen Sie die downgeloadene Datei in den Download-Ordner.

Mit einem anschließenden Linksklick auf Setup startet die Installation des Office Ad-in. Ist die Installation beendet, kann Office bzw. Outlook wieder gestartet werden. Die beiden neuen ecoDMS Button wurde im rechten oberen Bereich eingefügt.

eMail archivieren
Markieren Sie eine Mail, die sie archivieren möchten und klicken Sie dann rechts oben auf den runden blauen „ecoDMS-Button“ archivieren.

Es öffnet sich kurzeitig ein Fester für die „Klassifizierung„, auf die ich später eingehe und danach ein großes Fenster, in dem einiges ausgewählt werden kann.

Die zu archivierende eMail wird im rechten Teil des Fenster`s gezeigt, links daneben „grün markiert“ die „Bemerkungszeile“ und „Ordnerzeile„.

Bemerkungszeile
ecoDMS hat den Text, der in der Mail im Betreff steht, automatisch in die Bemerkungszeile eingefügt. Sie können den Text übernehmen (empfohlen) oder ändern.

Ordnerzeile
Soll die Mail in einen anderen Ordner als den angezeigten archiviert werden, führen Sie in der grünen Ordnerzeile einen Doppelklick aus.

Es öffnet sich ein Fenster (rechts), in dem Sie den Ordner auswählen oder mit einem Rechtsklick einen neuenUnterordner“ anlegen können, unter dem die eMail archiviert werden soll.

Mit einem Kick rechts unten auf o.k. werden die Einstellungen gespeichert.

Anschließend sehen Sie die archivierte Mail unter dem vorhanden oder eventuell neu angelegten Ordner.

Wenn in der Kopfzeile der rot markierte Button blinkt, dann 1x darauf klicken. Es wird ein „Refresh“ ausgeführt und der neu angelegte Ordner wird in kurzer Zeit im linken Bereich sichtbar.

Mit einem Ordnerklick auf den neuen Ordner wird die archivierte eMail in der Mitte und rechts in der Vorschau angezeigt.

Mehr im nächsten Blogbeitrag !

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