Dateien überhaupt oder schnell wiederfinden 1

Den Begriff „Digitalisierung“ hören wir ständig in den Medien und Unternehmen. In meinem Blog habe ich darüber auch mehrfach geschrieben.

Wir werden damit alle täglich zu tun haben und ihn auch umsetzen. Wie sie ihn für sich im privaten und oder auch geschäftlichen Bereich nutzen und für sich „arbeiten lassen“ können, lesen Sie mit einem Klick auf ….

Alles wird von „analog auf digital“ umgestellt. Denken Sie an die alten Röhrenfernseher, an die alten Telefone (ab 2018 kann nur noch mit IP-fähigen Telefonen telefoniert werden – siehe mein Blogbeitrag), die eMail-Korrespondenz, die den Briefverkehr weitgehend ersetzt hat und auch privat fasst überall genutzt wird.

Alles, was Sie in Ihrem Computer speichern, ist eine digitale Datei. Z.B. ein Bild, ein WhatsApp Video Ihres Enkels, Ihre eMail an Ihre Tochter oder Sohn in fernen Ländern oder „um die Ecke“ oder sogar noch eine SMS.

D.h., Sie nutzen die „Digitalisierung“ sogar schon teilweise !

Also keine Angst davor, sondern sie umfassender für sich nutzbar machen !

Probleme, Dateien auf dem Computer zu finden
Viele haben Probleme, ihre abgelegten Dateien oder eMail`s wieder zu finden.
eMail`s werden nicht einzeln, sondern in Datenbanken abgelegt. Ist die Datebank defekt, ist alles, was darin gespeichert ist, u.U. verloren.

Einzelne Dateien (digitale Bilder, digitale Dateien etc.) können verloren sein, wenn Ihr Computer nicht mehr gestartet werden kann und/oder Ihr externes Sicherungsmedium (Festplatte, USB-Stick) durch einen Virus zertört wird.

Alle diese Befürchtungen erlebe ich in meinem PC-Notdienst fasst wöchentlich. Von daher beschreibe ich nachfolgend eine Möglichkeit, sich davor weitgehend mit der „Digitalisierung“ helfen zu lassen.

Digitalisierung mit DMS (Dokumenten-Management-System)
Kostenlose DMS habe ich in meinem Blog bereits vorgestellt. Ebenso Cloud Speicherplätze und deren Vorteile hinsichtlich der Verlustsicherheit, die durch lokale Techniken nicht geleistet werden kann.

ecoDMS und Alfresco Communitiy sind kostenlose DMS. Sie können die App`s durch einen Klick auf den jeweiligen Link downloaden.

Installieren Sie die jeweiligen Datenbanken auf „OneDrive“ als Cloudspeicherplatz, müssen Sie sich um Ihre eMail`s und Dateien hinsichtlich der Datensicherheit überhaupt keine Gedanken oder Sicherungen mehr machen.

Über OneDrive habe ich in diesem Blog auführlich berichtet.

ecoDMS ist einfacher zu bedienen und in der installierten Demoversion bereits ein vollwärtiges DMS. Ein eMail Add-In kann zusätzlich für die Archivierung per Mausklick kostenlos installiert werden.
Nach der 30 tägigen Testphase kann ecoDMS als Free4Three Version kostenlos im privaten Bereich weiter genutzt werden. Gegenüber der kostenpflichtigen Version fehlen einige Funktionen, die im Privatbereich aber nicht so wichtig sind.

Alfresco Community ist die kostenlose Open-Source Version. Während der Installation kann auf „deutsch“ umgestellt werden.

Die Community-Version ist eher ein datenbank gesteuertes Dateiverwaltungssystem, da für die automatische eMail Archivierung ein Zusatz installiert werden muss, wenn man direkt archivieren möchte.

Von daher ist es mit ecoDMS wesentlich einfacher, nützliche Zusatz-App`s zu finden und zu installieren.

Nutzen Sie anstelle der kostenlosen die Version für einmalig € 69,00 können Sie auch von unterwegs über eine App (iPhone, iPad und Android) auf Ihre Daten zugreifen oder von unterwegs mit ihrem Smartphone oder Tablet Dateien, Bilder oder eMail`s archivieren. Dann besteht die Möglichkeit, z.B. Ihre Benzin-, Lidl- oder sonstige Quittung abzufotografieren und zu archivieren.

Da die Datenbank auf OneDrive installiert wurde, wird sie automatisch mit der Cloud synchronisiert und dadurch gesichert. Sie werden keinen Datenverlust mehr haben.

Beim Wechsel Ihres Computersystem`s melden Sie sich einfach in OneDrive wieder an, installieren ecoDMS erneut (die Datenbank auf OneDrive) und Ihre Datenbank wird wieder automatisch mit allen Daten wieder synchronisiert.

Mehr im nächsten Blogbeitrag !

 

 

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