Dateien und eMail`s schnell wiederfinden 2

Bevor ich auf die Installation von ecoDMS im nächsten Blogbeitrag eingehe, informiere ich vorab weiter über die Problematik, warum eMail`s und Dateien von vielen Anwender nicht gefunden werden.

Keine Angst, die Festplatte muss man nicht aufschrauben, um die Dateien und eMail`s wieder zu finden.

Wie es gehen kann, lesen Sie beim

Soweit Sie keine Einstellungen verändert haben, werden Dateien unter

c:\Dokumentej und Bilder unter C:\ Bilder abgespeichert.

 

 

 

 

 

Schreiben Sie z.B. mit irgend einer Textverarbeitung einen Brief und wollen ihn abspeichern, klicken die meisten Nutzer links oben auf Datei, damit sich weitere Menüpunkte öffnen.

Klicken Sie nun auf „Speichern“ und nicht auf „Speichern unter„, wird die Datei in dem Verzeichnis gespeichert, das sie irgendwann davor mal angeklick haben. Sie werden die Datei nicht mehr finden, den Sie wissen jetzt ja nicht, was sie irgendwann davor mal angeklickt haben.

Man muss auf „Speichern unter“ klicken und prüfen, ob das Verzeichnis „C:\Dokumente“ markiert ist. Wie rechts gezeigt, sind auch in meinem Beispiel völlig andere Speicherorte markiert (rechts ob rote ovale Markierung).

Um wieder unter C:\Dokumente speichern zu können, müssen Sie links unten auf „Durchsuchen“ klicken und das Verzeichnis c:\Dokumente auswählen. Geben Sie danach (rotes Oval unten) einen Dateinamen ein, der Ihnen sagt, um welche Datei es sich handelt.

Es sind schon einige Dinge zu beachten, um gespeicherte Dateien wieder zu finden.

Bein einer Papierablage ist es aber nicht anders. Legen Sie ein einen Brief als Papierdokument blind ab, ohne auf den Ordnerrücken zu achten, werden Sie den falschen DIN 4 Ordner nehmen und das Papierdokument nur aus Zufall wieder finden.

Wissen Sie den Namen des Dokumentes noch, den Sie ihm vor dem Abspeichern  gaben, können Sie es über den Explorer finden (siehe entsprechenden Blogbeitrag).

ecoDMS
Haben Sie aber ecoDMS installiert und die gepeicherte Datei per Drag&Drop auf den Speicherbereich von ecoDMS gezogen, wird sie automatisch in das richtige Verzeichnis (Dokumente) in ecoDMS abgelegt. Dieses „automatische Ablegen in das richtige Verzeichnis“ ist eine der vielen kleinen Helferlein, digitale Dokumente wieder zu finden.

Während Sie die gepeicherte Datei per Drag&Drop auf den ecoDMS Speicherbereich gezogen haben, wurden mit der digitalen Datei gleichzeitig weitere Prozeduren durchgeführt:

  1. Klassifizierung – Metadateien wurden zusätzlich gespeichert
  2. OCR – jeder Begriff auf dem Dokument wurde gelesen und als XML-Begriff in die PDF /A Datei abgespeichert

ecoDMS hat aus Ihrer Datei eine PDF/A Datei gemacht. Sie ist eine revisionssichere Datei und wird vom Finanzamt anerkannt.

Sie brauchen das alles nicht unbedingt verstehen. Wichtig ist nur, dass Sie dadurch einen digitalen Beleg mit jedem Begriff, der auf dem Beleg steht, suchen und wiederfinden können.

Stellen Sie sich vor, Sie müssten in dem Papierarchiv rechts einen Brief finden, auf dem der Begriff „ecoDMS“ steht. Mehr wissen Sie nicht. Wieviele Tage würde es dauern, bis Sie das suchen aufgeben.

Bei der ecDMS suche dauert es ca 1 Sekunde, bis alle Dateien auf dem Bildschirm stehen, die den Begriff „ecoDMS“ enthalten !

Das ist einer der Vorteile von Digitalisierung auch im privaten Bereich.

 

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