AMAGNO DMS – kostenlose Testversion für Ihren Posteingang

Wie im letzten Blogbericht angekündigt, zeige ich nachfolgend ein Dokumenten-Managmenet-System (DMS) als Cloud-Version, die als freie Version  nur eine speichertechnische Einschränkung hat, darüber hinaus aber alle Funktionen bietet. amagno-sauberer-schreibtisch

AMAGNO ist anders als alle anderen DMS App`s.

Warum ? Darauf gehen wir im Folgenden ein.

Die App läuft in der AMAGNO eigenen Cloud, zu der nur ein lokaler Client mit den Zugangsdaten auf Ihrem Windows Endgerät installiert werden muss (siehe am Ende des Eintrages).amagno solutions

Dennoch kann auf alle archivierten Dateien und Dokumente über jedes internetfähige Endgerät zugegriffen werden. Dazu kann man sich über jeden Browser mit dem Link „www.amagno.me“ mit seinen Zugangsdaten anmelden.

Belege und Dateien kommen über folgende Wege zu AMAGNO

  • Virtueller AMAGNO Drucker, der automatisch mitinstalliert wirdSenden-an
  • per Drag&Drop
  • per senden an
  • per Scanner

Der virtuelle AMAGNO Drucker bietet zudem noch die Amagno-DruckerMöglichkeit, gleichzeitig das Dokument in AMAGNO zu speichern und auf den Drucker auszudrucken amagno-druckersauswahloder per eMail zu versenden.

Der genialste Weg beim Scannen von Papierdokumenten ist die Möglichkeit, im Scanner den AMAGNO-Pfad fest zu hinterlegen. Als Ergebnis daraus werden alle gescannten Papierbelege während des Scannvorganges per OCR (Volltextsuche) versehen und automatisch in AMAGNO in das richtige Verzeichnis bzw. Magneten abgelegt.

Volltextsuche bedeutet, dass jeder Beleg durch die Angabe eines Wortes oder Zeichens aus dem Beleg innerhalb einer Sekunde gefunden wird.

amagno versioning

AMAGNO ist absolut intuitiv und kann von jedem sehr schnell bedient werden.

Im Gegensatz zu notwendigen Verzeichnissen, die bei CompuDMS angelegt werden müssen, ist das bei dieser App nicht notwendig.

Nach der Anmeldung über Ihre eMAMAGNO-Anmeldungailadresse und ein Passwort können Sie Ihre Belege sofort archivieren und durch die Eingabe irgend eines Begriffes wieder finden.

Möchten Sie eine Struktur in AMAGNO eingeben, werden dazu die MAGNETE genutzt, die anders als „dumme“ Verzeichnisse „intelligente Wenn-/Dann-Bedingungen“ haben. Dadurch ziehen die Magnete digitale Belege, Dateien oder eMails automatisch entsprechend der amagno Logo20140904 (Farbe 256x256)hinterlegten Bedingungen an.

Dadurch erfolgt die Ablage automatisch in den richtigen Magneten, der in etwa dem Verzeichnis im Windows-Explorer entspricht.

Das ist etwa so, als würde Ihre Papierrechnung automatisch in Ihren DIN A4 Eingangsrechnungsordner „fliegen“.

amagno ScreenshotDie 4 Spalten in AMAGNO haben folgende Bedeutung:

  1. links=Gruppenbildung, könnten auch Familienmitglieder sein
  2. links=Verzeichnisse und Magnete als Sortierkriterium
  3. v. links=Belegvorschau
  4. v. links=Dateiwerte etc.

Dokumente und Dateien können als „nicht löschbar“ durch einen entsprechenden „digitalen Stempel“ definiert werden.

Solche Stempel sind wie manuelle Stempel, die auf ein Papierdokument gesetzt werden. Z.B. „Posteingang am TT.MM.JJJJ“Stempel-digital.

Diese können auch bestimmte automatische Aktionen auslösen, auf die ich aber in einem separten Blogbeitrag eingehen werde.

Das Suchen in AMANGO ist so einfach wie in Google. SucheSie geben in der Suchzeile irgend einen Begriff ein, der auf einem bestimmten Beleg steht. In der Spalte rechts daneben wird sofort das Ergebnis angezeigt. Bei einem Doppelklick auf die Anzeige wird der Beleg geöffnet, kann ausgedruckt oder direkt aus AMAGNO heraus per eMail oder LInk versendet werden.

Haben Sie Interesse, die Testversion zu installieren, rufen Sie mich an. 

Probieren Sie aus, wie Ihre gesamte Korrespondenz digitalisiert in einer Cloud abgelegt und wieder gefunden werden kann.

Die Rechenzentren der Cloud sind in Deutschland und unterliegen daher der deutschen Gesetztgebung. Jeder Beleg wird 6-fach in 2 örtlich voneinander getrennten Zentren gespeichert. Sicherer geht´s nicht.

Freiberufler oder Mensch, die viel unterwegs sind
Stellen Sie sich vor, Ihr Briefkasten wird täglich automatisch geleert und den Inhalt Ihrer Post sehen Sie, egal, wo Sie sich aufhalten, im Posteingang von „AMAGNO“.

www.Dropscan.de nennt seinen Dienst „Digitaler Briefkasten„. Sie stellen bei der Post einfach einen Weiterleitungsauftrag zu Dropscan, die als Dienstleistung Ihre Post für Sie einscsannen. Diese eingescannte Post finden Sie dann in „AMAGNOin Ihrem Posteingang und können Sie digital bearbeiten. Dropscan-Amagno

Das ist auch eine tolle Sache, wenn Sie längere Zeit im Ausland unterwegs sind. Ihre Post haben Sie mit diesem Dienst immer dabei.

 

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