IMAP vs POP eMailkonten in Outlook

eMail-Konten in Outlook anzulegen, ist nicht die leichteste Aufgabe, zumal man auch gefragt wird, ob es ein IMAP– oder POP-Konto sein soll.

Der Unterschied ?
POP-eMail-Konten werden auf dem lokalen Internet fähigen Gerät in der OUTLOOK.PST Datei gespeichert.
IMAP-eMail-Konten auf dem Server des Anbieters, z.B. WEB.de, GMX.de, Freenet, 1und1 oder andere Anbieter.

Es gibt einen wesentlichen Vorteil der IMAP-eMail-Konten, aber auch einen wesentlichen Nachteil, auf die ich nachfolgend eingehe.

 

Nutzen Sie Outlook nur auf einem Gerät, um eMail zu senden und zu empfangen, ist die nachfolgende Beschreibung nicht so wichtig. Bestehen jedoch mehrere Geräte, wie z.B., Outlook, ein Smartphone, ein PC und ein Tablet, dann lesen Sie weiter.

POP-eMail-Account
Auf allen 4 Geräten sollen  eMails empfangen und auch im Eingang wieder gelöscht werden. Dazu muss jede eingegangene eMail auf jedem Gerät separat gelöscht werden. Das kann ganz schön aufwendig und nervig werden.
Wie oben beschrieben, ist der Grund dafür, die eingehenden eMail liegen lokal in der Outlook-Datei.

IMAP-eMail-Account
Da die eingehenden eMail`s auf dem Anbieterserver der eMail-Accounts liegen, wird eine gelöschte eMail gleichzeitig auf allen Geräten gelöscht und automatisch in den Ordner „Gelöschte Elemente“ verschoben.

Hat man – aus welchen Gründen auch immer – aber mehrere eMail-Adressen (eMail-Account`s), werden diese bei einem IMAP-eMail-Konto in der linken Spalte untereinander und separat angezeigt und jede eMail hat einen eigenen Posteingang, Postausgang und Glöschte Elemente.

Um eingehende eMail`s zu sichten, muss jede einzelne eMailadresse angeklickt und nach dem Lesen zum Löschen markiert werden, was sehr aufwendig ist.

Doch der Vorteil der zentralen Serverspeicherung auf dem Anbieterserver überwiegt den Nachteil gewaltig. Zudem sind IMAP-Konten aktueller als die alten POP-Konten.

Wünschenswert wäre, wenn eingehende eMails auch bei mehreren eMail-Konten im zentralen Eingang landen. Das auch bei einer ausgehenden eMail, die im zentralen „Gesendete Elemente“ sein soll, egal von welcher eMail gesendet wurde.

Unter „Datei“ links oben im Outlook – Fenster gibt es  „Regeln und Benachrichtigungen….“, mit denen man dieses Problem beheben und automatisieren kann.

Sogenannte „Wenn:Dann“ Bedingungen können angelegt werden.
Zum Beispiel:
Wenn eine eMail an die eMailadresse 1. eingeht, soll sie automatisch in den zentralen Posteingang verschoben werden.  Ebenso, wenn eine eMail an die eMailadresse 2 kommt, soll sie auch automatisch in den zentralen Posteingang verschoben werden. Wenn Sie eine 3. oder noch mehr eMail-Accounts haben, legen Sie die nachfolgende Regel für jede einzelne eMailadresse an.

Das gleiche  auch für ausgehende eMail`s (Bild unten).

 

 

 

 

 

 

Probieren Sie es aus. Es funktioniert problemlos. Im Zweifelsfall rufen Sie an und ich erledige das für Sie 01525-3541967 !