Automatische Papierablage

Alles, was auf den Scanner liegt oder als Datei auf Ihrem Smartphone oder Tablet ist, wird automatisch auf Ihrem PC oder der Cloud gespeichert und damit archiviert !

Die Funktion auf dem Scanner heisst „Scannen an Computer„.

Wie das geht und was Sie dafür benötigen, lesen Sie mit einem Klick auf

Ein Mulitfunktionsdrucker mit WLAN, wie z.B. ein HP-Officejet…, Canon, Brother oder ein anderer genügt.

In der Druckersoftware muss lediglich „Scannen an Computer“ aktiviert sein. Ich zeige das am Beispiel eines HP Officejet Drucker (rechts).

Was wird noch benötigt:
1. Archivierungssoftware z.B. ecoDMS für einmalig € 69,00 (über mich ordern)
2. Scaninput Verzeichnis im Multifunktionsdrucker anlegen

Anschließend auf dem Display des Drucker nacheinander anklicken „Scannen / Computer / ihr PC bzw. Tablet / PDF oder JPEG. “ Fertig !

Mit einem Klick auf „PDF“ scannt der Multifunktionsdrucker das Papierdokument oder Bild und überträgt es an den PC oder das Tablet in ein Verzeichnis von ecoDMS, das dafür angelegt wurde.

ecoDMS kann so angelegt werden, dass jedes Dokument in das Verzeichnis automatisch abgelegt wird, in das es abgelegt werden soll. D.h. z.B., Rechnungen in das Verzeichnis „Rechnung“ oder KFZ-Versicherung in das Verzeichnis „KFZ“, Unterordner „Versicherung“.

Alle eingescannten Papierdokumente können Sie nach dem Scannen vernichten. Keine manuelle DIN A4 Ordnerablage ist mehr notwendig.

Doch das Beste:
Sie können einen Beleg suchen, indem einfach irgend ein Begriff, der auf dem Beleg steht, eingegeben wird !
Sie finden z.B. die Rechnung von vor 2 Jahren nicht mehr, die für die Reparatur der Kupplung Ihres PKW eingescannt wurde. Sie wissen auch nicht mehr, bei welcher KFZ-Werkstatt die Reparatur durchgeführt wurde.

Mit ecoDMS ganz einfach. In der Suchzeile muss nur „Kupplung“ gefolgt von der Entertaste geschrieben werden und schon zeigt ecoDMS alle Belege an, in denen das Wort „Kupplung“ vorkommt. Man nennt das „durchsuchbar“. D.h., Belege sind ab sofort durchsuchbar durch Eingabe eines jeden Begriffes, der auf dem Beleg steht.

In diesem Beispiel wurden 3 Belege gefunden, in denen das Wort „Kupplung“ vorkommt. Klickt man den Beleg rechts an, wird auch gezeigt, wo das Wort „Kupplung“ im Beleg steht.

Das Suchen eines Beleges ist auch von anderen Anwendungen heraus möglich. Dafür markieren Sie einen oder mehrere Begriffe z.B. in einer eMail und drücken eine Tastenkombination, die Sie für die Suche in ecoDMS beim installieren angelegt haben. Bei mir ist das „Alt+S“.  Die gefundenen Belege werden daraufhin in ecoDMS angezeigt.

Einfacher geht es nicht, Belege wieder zu finden und für € 69,00 kann es sich jeder leisten.

Wenn Sie sich dazu eine 2. Lizenz für € 69,00 kaufen und die kostenlose App für Ihr iPhone oder Android Smartphone installieren, können Sie sogar Belege unterwegs suchen, ansehen, downloaden oder unterwegs fotographierte Belege in ecoDMS zu Hause archivieren.

Sie sind z.B. beim Tanken und möchten den Tankbeleg archivier oder  haben ein Möbelstück gekauft, für das die Rechnung sofort archiviert werden soll.
ecoDMS mobile (rechts) greift auf die Smartphonekamera, Scanner Pro oder das Dateisystem zu. Sie fotografieren, scannen oder wähle  den Beleg und klicken in der mobilen  App auf „archivieren“. Fertig – der Beleg ist sofort zu Hause in ecoDMS archiviert. Den Originabeleg können Sie unterwegs vernichten. Sie müssen  an nichts mehr denken.

Sie sind bei Ihrem Steuerberater und haben einen Beleg vergessen, den er benötigt.
Sie öffnen ecoDMS mobile auf Ihrem Smartphone, suchen den Beleg durch die Eingabe irgend eines Begriffes, der auf dem Beleg stehen muss. Er wird sofort angezeigt und Sie können ihn direkt mit ecoDMS per eMail an den Steuerberater weiterleiten oder ihn auf dem Wifi-Drucker direkt ausdrucken.

 

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