Archivierung wichtiger Dokumente und unterwegs drucken

Sie sind sicher eine(r) der 60 Mio Smartphone Besitzer in Deutschland !
78 % aller Deutschen haben eins und vor allem bei den Senioren war in 2017 ein richtiger Boom festzustellen.

Ohne ist die Welt nicht mehr vorstellbar, obwohl es erst 10 Jahre alt ist und von Apple, Steven Jobs, erfunden und 2007 vorgestellt wurde.

Sie sind in Ihrem Bistro oder sonst wo unterwegs und erhalten eine amazon Versandbestätigung einer Bestellung, die sie archivieren und zudem sofort und jetzt zu Hause archivieren und ausdrucken wollen.

HP ePrint
Beispielhaft zeige ich das mit einem iPhone 5SE. Mit einem Android Smartphone ist das ähnlich.

Auf der Verwaltungsseite von HP eConnect https://www.hpconnected.com/de/de kann ein Drucker angemeldet werden, über den Sie von unterwegs ein Dokument zu Hause ausrucken können.

Rufen Sie Ihren HP-Drucker über ihren Internet-Browser mit der entsprechenden IP-Adresse auf, damit die Verwaltungssoftware gestartet wird (lesen Sie im Bedienerhandbuch nach). Klicken Sie dort auf ePrint und dann auf aktivieren. Sie erhalten  einen Reservierungscode, den Sie im nächsten Schritt benötigen.

Sie werden auf die HP Connect Seite weitergeleitet und können dort Ihren Drucker aktivieren. Klicken Sie rechts im Bild auf „Drucker hinzufügen“ und geben dann den Reservierungscode ein.

Der Drucker ist nun für das Drucken über das Smartphone von unterwegs aktiviert. Dazu wurde eine eMailadresse generiert, die am besten unter Kontakte im Smartphone abgespeichert wird.

Jede Datei, die Sie an diese eMailadresse senden, wird zu Hause auf Ihrem Drucker ausgedruckt.

Haben Sie die HP Smart App aus dem App Store installiert, geht es noch einfach. Sie wollen z.B. etwas aus einer bestimmten Webseite drucken, dann wischen Sie mit dem Finger unter den Symbolen so lange nach links, bis das Symbol für „Web“ unten eingestellt ist. Darauf tippen und im Folgefenster rechts unten auf „URL“ tippen und den Link für die gewünschte Webseite eingeben, die dann eingestellt wird.

Klicken Sie zum ausdrucken rechts oben im Folgefenster auf Druckereinstellung“ und dann links auf „Farbe„. Rechts oben dann auf „Drucken“ (Bild unten ).

 

 

 

 

 

 

Das ist eine tolle Funktion, wenn man unterwegs ist, irgend was sieht, das fotografiert und dann zu Hause ausdruckt werden soll.

Unterwegs archivieren auf ecoDMS zu Hause
Annähernd 10.000 ecoDMS Anwender gibt es zwischenzeitlich, so dass die Digitalisierung von Dateien und Papierdokumenten auch im privaten Bereich immer mehr einzieht.

Einer der Gründe der hohen Verbreitung von ecoDMS ist zweifelsohne der einmalige Lizenzpreis von € 69,00 pro Lizenz. Möchte Sie von unterwegs Dokumente und Dateien auf dem zu Hause gestarteten Computer archivieren, wird eine 2. ecoLizenz benötigt, die Sie über mich als ecoDMS Partner beziehen können.

Die ecoDMS App kann kostenlos im App Store downgeladen werden (Android über Google Play).

Damit haben Sie auf ihrem iPhone einen virtuelle ecoDMS Drucker, der eine Datei oder ein Dokument auf dem Smartphone in das ecoDMS archiviert.

Dabei kann das Verzeichnis und/oder ein Dateiname für die zu archivierende Datei eingegeben werden. Zudem wird während der Archivierung der OCR Prozess gestartet, damit das Dokument oder die Datei durch die Eingabe eines jeden Begriffes auf dem Dokument gefunden werden kann.

Das ist im Übrigen einer der wesentlichen Unterschiede gegenüber der Speicherung eines Dokumentes ohne ein DMS (Dokumenten –Management-System).

In ecoDMS finden Sie ein oder mehrere Dokumente, in dem Sie einfach einen Begriff in der Suchmaske eingeben, der irgendwo auf dem Dokument steht. ecoDMS zeigt Ihnen alle gefundenen relevanten Dokumente an. Ebenso die Verzeichnisse, in denen das Dokument / Datei abgelegt ist.

Suchen Sie einmal ein Dokument im Windows-Explorer, wenn Sie weder den Dateinahmen und noch das Verzeichnis wissen. Das ist fasst unmöglich.

Cloud Server
Noch einfacher geht es, wenn ecoDMS z.B. auf einem 1&1 Cloud-Server installiert ist (kann über mich bezogen und eingerichtet werden). In diesem Fall ist keine 2. ecoDMS Lizenz notwendig und der Computer zu Hause muss nicht gestartet sein.

Programme in einer Cloud sind immer online !

 

 

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