Eigene Post digital speichern

Auch im privaten Bereich erkennen immer mehr den Vorteil, die eigene Post, eMail`s bzw. die ganze private Korrespondenz anstelle in DIN A4 Ordner digital abzuspeichernLeerer Schreibtisch

Dabei geht es nicht darum, eine Word- oder Excel-Datei als PDF zu speichern, sondern darum, Ihre gesamte private Korrespondenz und den Posteingang in Sekunden wieder zu finden und auf dem Bildschirm oder Smartphone zu haben, egal, wo Sie sich gerade aufhalten.Die App`s dafür nennt man „Dokumenten-Management-Systeme“, kurz DMS.

Geschäftlich befasse ich mich schon seit 2013 mit diesem Thema und vertreibe, installiere und schule für Unternehmen eine Anwendung, die sich „AMAGNO“ nennt. Wer sich dafür interessiert, der klickt einfach auf den blauen Link.

Wie viele DIN A4 Ordner haben sich bei Ihnen im Laufe der Zeit angehäuft und wie lange suchen Sie ein bestimmtes Dokument, bis Sie es finden ? Manchmal finden Sie es gar nicht mehr, stimmt´s ?

Oder Sie sind beim Steuerberater oder einem Freund und benötigen ein bestimmtes Dokument, das Sie nicht dabei haben.

Genau bei diesen Situationen hilft Ihnen ein DMS, von denen es in der Zwischenzeit sehr viele gibt.

Ich teste für Sie die eine oder andere kostenlose DMS App und beschreibe den Test in diesem BLOG.

CompuDMS-free

CompuDMS

Diese DMS App habe ich als kostenlose Anwendung auf meinem Surface 3 LTE unter Windows 10 installiert. Ein DMS für Android Tablet´s teste ich später.

Für den Download der App einfach auf den Screenshot oben klicken. Die Datei zum Installieren befindet sich dann in Ihrem Windows-Explorer unter Download´s. Beim Doppelklick wird sie installiert.

Cloud-oder-lokal

Ist die Installation fertig, starten Sie die App und sehen den Screenshot wie oben bzw. rechts. Klicken Sie dann auf den linken Bereich, um einen lokalen Speicherort anzulegen. Die „Cloud“ auf dem Cloud-Kostenrechten Bereich ist kostenpflichtig (siehe rechts).

Repository-Verzeichnis-wählenDanach öffnet sich ein Fenster, in dem Sie einen Namen des Speicherortes, z.B. „CompuDMS-Speicher“ und vor allem den Speicherort auf Ihrer Festplatte und ein Passwort, das Sie sich bitte sofort notieren,  angeben bzw. bestätigen können.

Anstelle eines lokalen Speicherortes können Sie z.B. auch Ihre Cloud bei „Dropbox“ oder „Google“ auswählen. Das hat den Vorteil, dass Sie auf Ihre digitalen Belege auch von unterwegs oder mit dem Smartphone zugreifen können, was ich Ihnen auf jeden Fall empfehle.

Nicht nur, um von unterwegs zuzugreifen, sondern vor allem, da die „Cloud“ wesentlich sicherer ist, als Ihre lokale Festplatte.

Klicken Sie zur Auswahl Ihrer Cloud rechts auf die 3 Punkte „…“bei der Dateiauswahl und suchen Sie dann Ihr „Dopbox- oder Google-Verzeichnis“. Mit einem Doppelklick können Sie es dann auswählen.  Speicherort

An Anfang gibt es in Ihrem Speicherort nur 2 Verzeichnisse. „Meine Checkouts + Meine Favoriten„. Ich habe zusätzlich (siehe rechts) ein Hauptverzeichnis „Apps„, darunter ein Unterverzeichnis „CompuDMS“ und darunter eines „Bilder“ angelegt.

Dazu einfach oben bei der App auf „Neu“ und dann auf „Ordner“ klicken, ihm einen Namen geben und unten auf „OK“ gehen. Das neue Verzeichnis wird dann sofort eingestellt. DragDrop

Möchten Sie nun Ihre erste Datei, z.B. ein Bild in Ihren neuen Speicherbereich in CompuDMS archivieren, ziehen Sie das Bild einfach per Drag&Drop mit gedrückter linken Maustaste auf CompuDMS. Nachdem Sie die linke Maustaste wieder losgelassen haben, wird das Bild gespeichert.

Verfahren Sie so mit weiteren Bilder. Legen Sie zusätzliche Verzeichnisse und Unterverzeichnisse an und legen weitere Dateien in CompuDMS ab.  Anstelle „Drag&Drop“ können Sie auch auf „Hinzufügen“ (3. Button oben in CompuDMS) klicken. Es öffnet sich Ihr lokaler Explorer für die Dateisuche, die Sie ablegen wollen. Suche

Belege suchen

Klicken Sie, wie rechts gezeigt, auf „Suchen“ in Ihrer neuen Anwendung und geben irgend einen Begriff ein, der in irgend einem archivierten  Dokument stehen soll.

Sofort wird ein oder mehrere Dokumente angezeigt, in denen dieser Begriff steht.suche-gefunden Durch einen Doppelklick wird Ihr gesuchtes Dokument geöffnet.

Und genau das kann Ihr lokaler Explorer nicht. Der kann nur nach Dateibezeichnungen, aber nicht nach Worten innerhalb eines Dokumentes suchen.

Probieren Sie es weiter aus. Das ist eine ganz tolle Sache. Zum Vergleich: Suchen Sie einmal in Ihren DIN A4 Ordern einen Brief, in dem das Wortlogisch“ steht. Den Brief werden Sie garantiert nie finden.

CompuDMS würde ihn innerhalb einer Sekunde finden.

Jetzt noch viel Spaß beim Testen. Im nächsten Bericht zeige ich Ihnen, wie Sie mit Ihrem Smartphone von unterwegs genausoschnell suchen.

Was CompuDMS in der Freeware Version nicht kann, Belege über

  • „Senden an“ über den Explorer
  • „Drucken an“ CompuDMS
  • Papier-Belege per Scanner ablegen

D.h., wenn Sie einen Brief erhalten, den Sie in CompuDMS ablegen bzw. archivieren möchten, müssen Sie ihn erst über Ihren Scanner als PDF Datei in Ihrem Explorer speichern. Anschließend können Sie den Beleg dann per „Drag&Drop“ in Ihren Speicherbereich in CompuDMS ziehen.

Haben Sie aber einen Scanner bzw. Multi-Funktionsdrucker mit Scanner, bei dem Sie den Speicherort für die gescannten Belege manuell einstellen können, dann geht das noch einfacher.

Sie legen dann im Scanner den Speicherort von CompuDMS an. Alle Belege, die dann gescannt werden, wandern automatisch zu CompuDMS.

 

Voraussetzung ist, Ihr Multifunktionsdrucker/Scanner muss WLAN haben und mit Ihrer Fritz.Box oder Speedport o.a. verbunden sein.

In CompuDMS kommt der so gescannte Beleg automatisch in einen von Ihnen definierten Verzeichnis an und ist archiviert. Sie müssen ihn dann nur noch mit der Maus in das richtige Verzeichnis ziehen.

In einem nächsten Beitrag beschreibe ich ein kostenloses DMS, das die hier fehlenden Eigenschaften alle hat und zudem automatisch in das richtige Verzeichnis ablegt.

P.S:
Diesen Testbericht habe ich auf der Liege im Freibad geschrieben ! Die Cloud`und mein Surface 3 LTE mit SIM-Karte machen es möglich!

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.